希学園 首都圏　家永昌和 副理事長

株式会社希学園 首都圏（前田卓郎代表取締役社長、東京都品川区）は、品川区・世田谷区・港区・神奈川県横浜市に教室を構える難関国立・私立中学受験専門塾だ。ここ数年過熱状態にある首都圏の中学受験において高い合格実績を誇る。
全5教室で「JACCS決済フロントシステム」を導入し、クレジットカード決済の登録をWeb上で一元的に利用・管理している。希学園 首都圏の家永昌和副理事長に、導入の経緯や銀行引き落としに比べたメリットなどについて話をうかがった。

キャッシュレス化の浸透でクレカ決済を希望する声も

中学受験ひと筋で20周年を迎えた「希学園 首都圏」。約1000名の生徒を受け持つ当塾だが、中学受験は保護者の協力が不可欠で、まさに〝保護者力〟が試されると家永氏は強調する。
「コロナ禍を契機に生徒・保護者・講師陣の連絡ツールとして、必要に応じてグループチャットやオンライン通話の環境を整えたことで、連絡のスピード感が急速に向上しました。
また、同時に保護者にとって利便性の高いツールを提供していくにあたり、決済手段の見直しを行いました」
まずは、窓口での現金取り扱いの原則廃止を推進した。特に新年度の取扱い額は高額なため、受付窓口を中心とした教室全体の安全確保を優先することが狙いであった。
「銀行引き落としは便利な反面、入塾手続き時に保護者に専用の口座振替依頼書を提出してもらい、各銀行が情報を吸い上げてから引き落とし可能になるまでに1～2カ月を要しました。口座振替も便利ですが、保護者へのメリットを考え、登録した時点で請求が可能となり、ポイントも貯まるクレジットカード決済を検討しました」
保護者からもクレジットカード決済の要望が多く寄せられていたという。
「ポイントやマイレージなどに詳しい方も多く、キャッシュレス化が一般的に浸透する中で、我々のコスト負担と保護者の利益を総合的に鑑みて、導入する価値があるという判断に至りました。今回導入したJACCS決済フロントシステムは、グループ会社の『希学園 関西』のシステム担当者からの紹介です」
学習塾では生徒の祖父母がスポンサーになるケースも少なくない。そのため、クレジットカード決済に対する抵抗感を抱かれるケースも一定数あることが危惧されたと家永氏は語る。
「丸1年かけて導入する中で、思ったよりも抵抗感はなく、むしろ『待ってました！』と受け入れられました。今春巣立った6年生の保護者からは、『もっと早く導入してほしかった』との声が寄せられたほどです。カード情報の登録に躊躇する保護者の方はほとんどいらっしゃらず新規入塾手続き時の登録も非常にスムーズで好評です」
通塾生には運営システムの入れ替えの際、月謝の納入方法の変更を案内した。
「クレジットカード決済への移行単体ではもう少しハードルが高かったかもしれませんが、新たなシステムのパッケージの一つとしてスムーズに受け入れられるよう、保護者に直接的なメリットを説明しました」

半自動化により事務部門のストレス緩和に大きく貢献

銀行引き落としでネックとなっていたのは、引き落としができなかった時の電話連絡だ。「現場の精神的な負担が大きかった」と家永氏は振り返る。
「銀行引き落としは、特に講習期間での回収率が下がる傾向にあり、未収金の回収に手間がかかりました。クレジットカード決済の場合、カード登録情報のエラーを除いてほぼ100％回収できています。初月は50件近いエラーが吐き出され、その消し込みを月末までに行う業務がタイトでしたが、最近はエラー件数も数％ほどに減ってきております」
社内業務は銀行へ送る請求データをクレジットカード決済の仕様に合わせて成型する作業に集約され、人員コストも下げることができた。
「銀行引き落としは請求データを固めるまでの猶予が1週間ほどありましたが、クレジットカード決済においては月末までに資金を回収したかった為、3日程度でカード会社への請求データを整えなければなりませんでした。それでもメリットの方が上回ります。月半ばに決済を行い、完了しなかった方へは情報修正を依頼することで当月中に全決済が完了の状態を達成できました」
クレジットカード決済への移行によって、カード会社に対する送金が必要なケース（売り上げのキャンセル）については、本来は売り上げに対してマイナス伝票を起票するが、「マイナスだけでも専用の管理画面上でキャンセル出来るため、売り上げの有無に関係なくスムーズに行なえました」と家永氏は述べた。
「また、社内セキュリティ上、ログが残ることも大きなメリットだと感じています。誰がいつログインしたか、どのタイミングでどの決済で何件のエラーが発生したかなどを一括で見ることができ、管理側にとっての画面も完成されています。
正直、昨今のクレジットカードの手数料の上昇は気になるところですが、現状では障壁にはなっておりません。クレジットカード決済は与信枠が月謝代金の3倍ほど必要なため、ある程度大きな与信枠のカードを利用することを推奨しています。まれに与信に起因して決済ができないケースが生じますが、保護者が直ちに調整してくださってエラー数を低水準に抑えることができています」
月謝袋や口座振替による月謝の回収が当たり前だった学習塾だが、キャッシュレスが浸透する日も近そうだ。