塾激戦区の静岡県浜松市を中心に12教場を展開し地域に根ざして47年。むぎ進学教室（櫻井勇也代表）ではそろばんや書道、玉井式教材、英会話等、導入したコンテンツを徹底的に活用することでも有名な塾だ。昨年、FLENS School Manager（以下、スクールマネージャー）を導入した際も保護者には「電話対応はしない」と宣言し、保護者の登録率を一気に上げることに成功している。
スクールマネージャーはFLENS（株）が開発し、「塾生保護者をファン化する」と謳う学習塾向けコミュニケーションアプリ。アプリを通した保護者や生徒とのやり取りが信頼関係を強固にするだけでなく、業務効率を劇的にアップできるとあって導入する塾が絶えない。「使うと決めたコンテンツは徹底して使うのが社風」という同塾の徹底活用法を副塾長 山田宗一郎氏に伺った。

導入したシステムやコンテンツは徹底して使うのが社風

創業者である笠井から現在の代表である櫻井が引き継ぎ、今年で創業47年になります。対象は小学生から高校生で、生徒数が一番多いのが小学生です。当塾では地域の教育ニーズに応えるべく地域密着で「できない子はいない。誰もが必ず伸びる」という指導方針の下、子どもたちひとりひとりに寄り沿った指導を行っています。職員間での指導ベクトルを合わせるために、朝礼と終礼は毎日行っています。朝礼は代表も参加して本部で行い、そこから各教室へ移動する形です。終礼はオンラインで実施しています。
学力向上に効果的な教育コンテンツやシステムは積極的に導入しており、導入後はいずれも最大限に活用しています。「使うと決めたコンテンツは徹底して使うのが社風」というほど、職員の意識が強く、より効果的な活用法を常に模索しています。
スクールマネージャーは業務効率改善のために昨年、導入しました。導入前の課題は電話対応でした。授業中、または授業直前に入る遅刻や欠席連絡、塾から各家庭への連絡を電話で行っていた時は非常に負担が大きかったのです。電話対応で作業が中断する、時間を取られるといったことだけでなく、こちらから電話をかける際のタイミングや話す内容等、電話をかけるにも準備が必要です。しっかりと準備をしたにもかかわらずつながらなかったり、思うように話せなかったりと意外とロスが生じていました。家庭との連絡をアプリに切り替えたことで文章を事前に上司にチェックしてもらう等、先生の心理的な負担も減らせました。

「電話に出ません」宣言が1本の電話の価値を高める

むぎ進学教室　山田宗一郎 副塾長

保護者もアプリには慣れているようで導入に際してトラブルはなく、スムーズに移行できました。新規の入塾者が一定数いるため、数値上100にはならないのですが、保護者の登録率は基本100％です。導入時、保護者には「授業中は電話に出ません」と言い切りました。例外を作ってしまうと仕組みが崩れてしまいかねないため、そこは代表の櫻井が徹底しました。
若い職員が多いことからアプリへの順応は早かったです。機能や操作方法を確認後、各教室で上がってきた問題や保護者の反応などをいち早く終礼で共有しています。使わないと分からないので、自分たちで触りながら、いろいろと要望を出していきました。私たちは使うと決めたら絶対にきちんと使うと徹底しています。良い商品ならなおさらです。使い倒すという意味では、今ある機能は使いまくっています。これはもう社風ですね。スクールマネージャーの機能にはない指導報告書についても工夫してうまく運営しています。
電話が減ったことで業務効率は劇的にアップしました。電話NGは授業中だけで電話が全くかかってこないわけではありません。ただ、電話での連絡はそれほど重要度が高いということです。こちらからかける場合も同様です。テスト前の激励や授業で叱責した時など、ここぞというタイミングで電話を使います。1本の電話の価値が高まりました。

タイムラインに表示できる授業の「指導報告」

指導報告書 配信イメージ

スクールマネージャーのタイムラインには画像が表示されるため、情報発信の際には必ず画像を付けています。文章だけでなく画像も付けることで保護者の目に留まりやすくなるからです。個別指導を担当する講師がその日のうちに入力し、教室長が確認して翌日送信する流れです。毎回、授業報告が届くことで「気にしてもらえている」という安心感に繋がります。簡単でもいいので、回数を増やすことが重要。タイムラインだと見逃しにくく、頻繁に目にしてもらえるのでとてもありがたいです。
一方、保護者との接触機会が減るので矛盾しているようですが、中学3年生以外は学期に一度行っていた三者面談を減らし希望制にしました。いつでも気軽に連絡が取れるようになり、小さな疑問などは都度都度、解決できるからでしょうか。特に大きな混乱はありません。ご相談があるケースだけの対応となりますが、その際もスクールマネージャーの面談予約機能が大活躍しています。今まで行っていた面談の日程調整は何だったのか！というほど、簡単で使い勝手が良いです。電話対応をなくしたこと以外でも時間的なコストが大きく変わっています。

フル活用することが生徒のためになると信じて各コンテンツを使っている

当塾では様々なコンテンツも徹底的に活用していますが、結果としてそれが生徒のためになると信じているからです。スクールマネージャーは教育コンテンツではないものの、生徒や保護者との距離を縮め、職員に余裕が生まれることでより多くの手を生徒にかけられます。使い始めてまだ1年。もっと使いこなして、生徒や保護者をもっと当塾のファンにしていきたいと思っています。

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