（株）湘南ゼミナール
上席執行役員　垣田正明 氏

FLENS（株）が開発・運用する学習塾向けコミュニケーションプラットフォーム「FLENS School Manager」（以下、スクールマネージャー）の導入塾が伸びている。塾経営に欠かせない充実した機能とシンプルな操作性が評価されてのことだ。導入塾の一つである湘南ゼミナールはスクールマネージャーのファーストユーザーとして、FLENS社へ要望を伝えてきた。
スクールマネージャーを熟知する同塾の上席執行役員の垣田正明氏に導入後の効果など、詳しい話を伺った。

出欠管理の見直しで電話関連業務が激減

湘南ゼミナールは1979年に創業し、45年目を迎えました。小中部だけで131校、高等部は1年生のみを対象にした校舎も含め14校ほどあります。スクールマネージャーはシステムが完成した直後、3年前から導入し現在に至ります。塾向けに展開を始めたのはここ1、2年のことですが、弊社は当初からファーストユーザーとして関わっておりました。
当時は入退室管理をカード形式で行っており、多くの問題を抱えていました。生徒がカードを忘れると入退室の通知が送られないため、保護者はカードを忘れたのか遅刻なのか判断がつかず心配をおかけすることになります。カードを忘れた生徒の保護者に電話を入れるようにしていましたが、段々と入退室管理が形骸化する校舎も出て、現場にも本部にも負担となっていました。
スクールマネージャーの入退室管理にはQRコードモードとデジタル出席簿モードの2種類があり、後者ならタブレットに表示された自分の名前をタップするだけです。導入当初は間違ってボタンを押してしまうこともありましたが、現在は問題なく運営されています。
保護者へは入退室通知の受信や遅刻・欠席連絡にアプリが必要であることを事前に説明し、ご理解をいただいております。アプリの利用率はスマートフォンをお持ちでない等の理由から100％には至っておりませんが98％は超えています。
アプリ経由で届いた保護者からの遅刻・欠席連絡は管理画面に反映されるため、無断欠席も一目瞭然。欠席者へフォローの電話を入れる際も非常にスムーズです。導入前は遅刻や欠席の連絡が電話だったため、授業直前には教室の電話が鳴り止まず、授業中にかかってくることもありました。授業優先とはいえ、緊急性が判断できず出ないといけません。教室での電話対応は本当に大変でした。
保護者へのお知らせもアプリ経由で配信しています。以前はメールを利用していましたが、メールアドレス登録の手間やコストもあり、ハードルは低くありませんでした。また、メールの場合、お客様にとっては「数多く届く情報の一つ」であったため、他の情報に埋もれてしまうこともありました。アプリでの通知は「湘南ゼミナールだけの情報」となるので、すぐに開いてくれるようです。開封率もわかるため重宝しています。先日のような台風接近時も全員に電話をせずに済みました。
保護者へのお知らせにはピン留め機能があり、重要なお知らせは上部に固定して表示できるようになっています。重要なお知らせが日々の入退室通知に埋もれないようにという配慮ですが、紹介キャンペーンの情報を、わかりやすく見てもらえるような使い方もしています。欠席時の動画もアプリから入ることができるようになり、情報が一本化されたことはお客様にとっても大きなメリットとなりました。

タスク管理が劇的に改善

スタッフの方々

各教室には会議や報告書、教材の在庫チェックや人事評価など本部から様々な指示が降りてきます。事業部経由の指示もあれば、本部から直接の指示もあります。以前はその指示がメールだったり電話だったりと一貫しておらず指示が分散してしまい「あの指示、どこにあったかな？」と探すコストがかかっていました。現在はスクールマネージャーで一元化し、タスク管理を見に行けば一目で分かるようになっています。
ただ、導入した当初はマネジメントする側にも問題があり、あとから追加のタスクを入れてしまうことがかなりありました。こっそり、というわけではないものの、忘れていた分が後から追加されることがあったのです。現場では余裕をもってタスク管理していてもこれでは本末転倒です。私たちも反省し、翌月のタスクは前月の20日くらいまでに決め、基本追加はなしに。現場がスケジュール通り動けるように、マネジメント側が気をつけるようになりました。マネジメント側も現場も使う機能は同じですが、より良い使い方を模索していった次第です。
タスク管理の画面ではタスクの一覧があり担当者が振られています。具体的な指示書へのリンクと報告フォームへのリンクもセットになっており、わかりやすいと好評です。期日までのタスク完了率も格段に上がりました。
教室全体の業務効率が劇的に上がり、その分をほかに回せるようになりました。本来、生徒の成績を上げることが私たちの使命です。本質部分にどれだけ時間が使えるかがポイントでした。スクールマネージャーの導入で非効率なことや無駄がかなり解消されました。

塾、保護者双方のためにももっと機能を使いこなしたい

まだ使いこなせていない機能がたくさんあります。最近追加されたイベントや面談の予約機能はすぐにでも使いたい機能です。アプリ上で保護者が先生の氏名と日時を指定するだけ。空き枠がリアルタイムで確認でき、その場で完結するためスケジュール調整に先生の手をわずらわせることもありません。
生徒がアプリを入れて登録することも可能ですが、実際の登録は半数ほど。保護者向けのメッセージがほとんどですから生徒にとってアプリを入れるインセンティブが働かないのでしょう。成績回収システムもありますし、生徒たちにアプリを登録してもらうための何らかの仕掛けが必要だと思っています。
ある程度情報の集約はできましたが、まだ足りていないと感じます。他の機能を使いこなすことで塾ではより効率的な運営を、生徒や保護者とってはより便利に、そして塾を身近に感じてもらいたいと思っています。

 
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