関西・中国エリアで27教室を展開する株式会社日能研関西（小松原健裕 代表取締役社長、兵庫県神戸市）。生徒と保護者に寄り添いながら、学びと成長を支え続けて47年の実績を誇る。毎春、約2000名の小学6年生が巣立っていく中学受験専門塾だ。
2023年10月、全教室において口座振替やクレジットカード決済など、複数の決済手段の登録をWeb上で一元的に利用・管理できるサービス「JACCS決済フロントシステム」の運用をスタートした。
導入の経緯や業務改善のポイント、塾側・保護者側のメリットについて、日能研関西本部経営推進室の花吉里香課長を取材した。

請求手続きの作業を効率化 新規入室生から順次導入

[左から] 営業部教室運営 元木梨沙 氏、総務部会計 安藤睦 氏、経営推進室課長 花吉里香 氏

現金入りの月謝袋を小学生たちが持参することが慣例だった時代を知る花吉氏。当時を次のように振り返る。
「古い話ですが、当時は何百万円もの現金をその場で数えて、一人ずつに領収書を渡し、夜間金庫に預けに行く作業を繰り返していました。キャッシュレス化が進んで月謝や講習代も口座引き落としとなって、現金の取り扱いはほとんどなくなりましたが、ここ25年間くらいは口座振替依頼書のやりとりに時間と労力を費やしてきたのが実情でした」
10年ほど前、キャッシュカードを端末に通すと口座の登録が出来る「ペイジー口座振替受付サービス」の導入が検討されたものの、多数の保護者の手続きが集中するタイミングには専用端末の台数が不足する恐れがあり、導入は難しいと判断して、従来通り紙ベースのやりとりを継続せざるを得なかった経緯もある。
「口座振替依頼書のやりとりは、塾側にも保護者側にとっても非常に煩雑です。保護者がご自宅で記入する手間や子どもの提出忘れ、印鑑相違や記入漏れなど様々な不備にも対応しなければなりません。
口座振替依頼書を回収した後、教室間を移動する社員に専用封筒を託し、経理担当がそれをデータ入力して銀行に提出します。銀行の控えは再び専用封筒で教室に返却され、各教室で1件ずつ引き落としをチェックします。学年の切り替え時期には1カ月間で何百枚もの登録が行われ、2人1組で読み合わせの確認作業に3～4時間を費やしていました」
「JACCS決済フロントシステム」の導入が検討されたのは、2年ほど前のこと。本誌で『口座登録手続きがすべてWebで完結』という紹介記事が掲載されたことがきっかけだった。
「紙に記入する必要がなく、口座振替登録が完了すると知って、さっそくJACCSに問い合わせをしました。既存の学費収納システムとの連携を検討して、システムの改修・開発に6カ月をかけました」
導入は全教室で一斉ではなく、段階的に教室数を増やしていった。「最初は『エルダー』と呼ばれる、業務に精通した者が在籍する教室に絞って試験運用し、運営上の問題点の洗い出しや運営方法の検討を行いました。
そして、全社員集会で社内告知を行い、全教室への説明会を実施した際に試験運用中の教室による報告を行ったことで理解が深まったことも功を奏したと思います」
こうして、導入決定から1年後、試験運用開始から4カ月後に全27教室で運用を開始した。
「各教室の経理担当の意見をヒアリングする機会を設けて、社内の情報共有ができた点も大きな意義があったと感じています。
また実際の運用は、新規入室生から導入を始めました。新規入室の際、保護者に丁寧に説明をしてその場で手続きを促しています。既存の生徒は従来通りで、足掛け3年ほどの移行期間を経て順次全学年に切り替えを図っていきます」

子どもと真摯に向き合う 本来の業務にますます注力

保護者世代は日常生活において、様々な決済をスマホで行うことに慣れているため、スムーズに受け入れられたという。
「これまで入室後のお問い合わせで最も多かったのは、月謝関連のご質問でした。保護者が口座振替依頼書を提出してから引き落としまでに1～2カ月を要するため、口座振替依頼書の受領後でも月謝は振込用紙を渡していましたが、口座振替開始のタイムラグが発生して『なぜ引き落としができないのか』というお問い合わせが少なくありませんでした。タイミングが少しずれるとさらに翌月も引き落としがかからず、3カ月連続で振込用紙が届くケースもあったのです。こうした問い合わせ対応の時間を丸ごと削ることができたことも業務改善につながりました」
こうして、口座振替登録に必要だった一連の事務がカットされ、シンプルなオペレーションによって大幅な業務改善を実感している現場からも、次のような声が上がっている。
「口座振替依頼書の回収作業は非常に手間がかかっていましたが、『JACCS決済フロントシステム』は、保護者にもスマホで手軽に手続きできるメリットを感じていただいています」
「これまでは紙を渡す作業と記録に残す作業に時間を要していました。DXによるペーパーレス化は、書類の封入ミスの回避にもつながっています」
「口座情報を含めた個人情報を扱う際には、自分の手元を離れる側にとっても、託された側にとってもお互いにストレスでした。人の手を介する手順が少なくなって、精神的な負担感も軽減されました」
ペーパーレス化に伴うこうした業務改善によって、子どもに向き合う本来の業務に専念し、よりいっそう関わり方が深まっていくことに花吉氏は期待を寄せる。
「小学生を対象としているため、先生がしっかりと向き合う部分は決して妥協ができないと認識しています。むしろ、そこにさらに手をかけるために、そうではない部分は極力削ぎ落すべきだと思います。人口減少による人材不足を補う意味でも、一人ひとりの業務の幅を広げ、必要な部分に時間とマンパワーを集中できるようにシフトすることが肝要だと考えています」