電話対応激減！ 面談の無断欠席ゼロ、各教室と保護者のやりとりが可視化

FLENS株式会社（大生隆洋代表取締役、東京都港区）が提供する学習塾向けの管理アプリ「FLENS School Manager（以下、スクールマネージャー）」は塾経営に欠かせない充実した機能とシンプルな操作性で塾だけでなく、保護者からの評価も高い。
今年で創業50周年を迎えたKEC教育グループ（木村剛代表取締役社長、大阪府枚方市　https://www.kec.ne.jp/ ）も導入塾の一つだ。スクールマネージャーを知り、保護者との連絡を、自社開発の基幹システムから全面的に切り替えた。導入でどのような効果、変化があったのか。木村剛社長と松田先生に話を伺った。

50年前から人間教育を行ってきたKEC

小中学生部門の責任者 松田先生

昭和49年に私の父が大阪・門真市で教室を開いたのが始まりで今年、創業50周年を迎えました。塾としてスタートしましたが、当初から幅広い層を対象にした教育機関を目指しており、子どもだけでなくお母さん向けの英会話教室も運営。創業5年後くらいには企業研修も開始し、10年目には研修会社を法人化しています。他塾との違いは創業時から受験至上主義ではなく、人間教育を行ってきたことです。受験、特に大学受験では学力以外にも精神的な強さや忍耐も必要で、いかに心の部分を支え、鍛えていくかが重要です。「一人ひとりを大切にしたい」、「人育てをしたい」、そんな父の思いがそこにありました。大人数を集めて授業を行う塾が多い中、弊社では1クラスの定員を25名と決め、1年目に300名ほど集まった際もクラスの定員は厳守していました。学校では見捨てられてしまう子も、小学生から社会人までも、一人も見逃さない！ それを実践できる体制を作ってきました。会社を引き継ぐ際、父から教えられたのは「人を大切にすること」のみ。「それ以外はお好きにどうぞ」というスタンスでした。もちろん「人」の中には生徒や保護者のみならず社員も含まれています。

メールでのやりとりに限界を感じ、代わりを探していた

スクールマネージャー導入前は自社開発したシステムを運用していました。保護者とはメールでのやりとりでしたが、メール開封率の低さが課題となっていたのです。実際、私自身もメッセージアプリでのやりとりが主でメールはあまり見ないため早急に解決すべきことだと考えていました。スクールマネージャー導入に際しては、他社のシステムとも比較検討を行っています。弊社ではFLENSが提供する「特訓シリーズ」を長年利用しています。子どもたちが教室に来て、宿題や学習の成果を特訓シリーズで競い合うことで、計算力が確実に上がっています。FLENSは学習塾発祥のサービスなので「塾のかゆい所がわかっている」という信頼もあり、スクールマネージャーの検討がスタートしました。小中学生部門の責任者である松田の強力なプッシュもありました。松田によると「授業料の引き落とし案内を郵送していたコストで利用料が十分に賄えるから」とのことでした。
弊社の社員は平均年齢が47・8歳と比較的高めで、60歳を超える社員もおり、新たなシステムへの抵抗感もあったようです。しかし、FLENSの方々が丁寧な研修会を行ってくれたことに加え、情報システム課でも個別に研修会を開くなどスタッフの頑張りもあり、短期間での導入に至っています。保護者の抵抗は全くありませんでした。導入以降は引き落とし案内を郵送しない旨、告知し、登録しなければ月の引き落とし額がわからないという状況に持ち込んだせいもあると思います。

電話対応、面談日程の調整業務等、あらゆる部分で業務効率アップ！

KEC教育グループ
木村剛 代表取締役社長

メールでは開封したかどうかもわかりませんでしたが、スクールマネージャーでは開封状況が確認できるため非常に助かっています。塾は営業開始時間が遅いため、時間を気にせず気軽にコンタクトが取れるというメリットもあります。特に授業直前や授業中など、忙しい時間に集中していた遅刻や欠席の電話連絡がなくなったのはありがたいです。意見や相談が急増するかもしれないという不安もありましたが、実際に運用してみると意見は1日に5～10件程度。しかも電話と違いゆっくり返信できるので余裕ができています。
一番助かっているのが面談予約機能です。面談日程の調整は非常に手間のかかる作業でしたが、期日を設定して保護者に入力してもらうだけ。変更可能な期間も設定できるのでスタッフの負担は大幅に減りました。また、以前は1日に1、2件あった面談の無断欠席がなくなりました。こちらが一方的に日時を指定するのと、自らの予定と照らし合わせて予約をとることの違い、何よりも前日に送られるリマインド通知が大きいようです。やはり塾現場を知る会社が作っただけのことはあり、どの機能もとても秀逸だと感じます。
塾からの連絡もしやすくなったことで保護者との距離が近くなったと感じています。塾の中で起きたちょっと良いことやブログの更新情報など、些細な情報でも気軽に発信できるようになりました。プリントでお知らせしてしまうと大げさですが、さりげない塾の日常を伝えることでより身近に感じてもらえていると思います。

各教室と保護者のやりとりが可視化
退塾防止にも効果あり

KEC 枚方本校

各教室が保護者とどのようなやりとりをしているのか本部が把握できる点もいいですね。全てのやりとりをチェックしているわけではありませんが、教室が開封していないものがあるとわかれば連絡を促しますし、退塾に関するものは特に気をつけています。塾と気軽にコンタクトがとれるということは退塾へのハードルも下がるということ。導入前から予想できたことではありますが、実際にスクールマネージャーでの退塾の申し出はあります。基本的には現場に任せていますが、こちらに落ち度があるとわかればすぐに対応します。退塾連絡でも中には手が打てるものもあり、そこで引き留められる場合もあります。

FLENS 特訓シリーズ授業風景

スクールマネージャーにより保護者とのやりとりは簡素化されましたが、その分、生徒対応が手薄になってしまうこともあり注意が必要です。例えば以前は電話で対応していた欠席連絡です。電話であれば本人の様子を聞いたり何かしらの激励をしたり、その場で何かしらのケアが可能でした。スクールマネージャーで連絡を受けたからといって欠席者のフォローが不要なわけではありません。システムに全てを委ねてしまわないように、生徒や保護者とはしっかりと関わっていこうと思っています。

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