兵庫県神戸市

塾経営に欠かせない充実した機能とシンプルな操作性で導入塾はもちろん保護者や生徒からの評価も高い学習塾向けの管理アプリ「FLENSSchool Manager（ 以下、スクールマネージャー）」。阪神間で7 教室を展開する個別教育Myチャレンジ（皆川仁代表）も導入塾の一つだ。
コロナ禍をきっかけに保護者への連絡で別のツールを導入し、その後スクールマネージャーに切り替えた。結果、業務効率が劇的にアップし、スタッフは授業や生徒対応に全力投球できるようになったという。現在は保護者とのやりとりがメインだが、将来的には広報など業務改善以外にもスクールマネージャーの機能を積極的に使っていきたいと考えている。マネージャーの高橋佑生氏に導入にまつわる詳しい話を伺った。

個別指導×プロ講師による少人数指導！本気で成績を上げる塾

創業は16年前。3人の子どもの父親でもある皆川が子ども達のために自分が思い描く教育を実現したいと考え、この塾を立ち上げました。学習塾は個別指導が主流となっていますが、学生スタッフが中心の個別指導では成績を向上させるにも限界があると感じていました。そこで当塾ではプロ講師による少人数指導に、苦手分野の克服や得意分野を伸ばしていく個別指導を組み合わせた独自の指導スタイルを確立しました。現在は神戸、芦屋、西宮に7教室展開し、そのうち4教室では入塾待ちが出るほどの人気です。今年はさらに教室を開校予定で勢いはあると思うのですが、各教室に目が届きにくくなるのを防ぐため、しっかりと精査した上で教室展開を行っております。
入塾の8割以上が口コミということもあり、新しい教室は既存教室からエリアを広げていく形で立地を決めるようにし、地域のつなりを大切にしています。
少子化が加速する中、なぜ塾業界に飛び込むのかと言われることもありますが、良質なサービスを提供していけば生徒は集まってくるとの確信があります。塾は実際の稼働時間は5時間程度ということもあり、多角化する経営者も多いのでしょうが、当塾は塾一筋。生徒の成績を上げることが我々の存在価値であると肝に銘じています。

コロナ禍で他ツール導入を経てスクールマネージャーへ

個別教育Myチャレンジ西宮広田校

保護者との連絡ツール導入はコロナ禍がきっかけです。学校の休校により当塾でもオンライン授業へ切り替えることとなりました。1教室で100名を超す生徒がいたため、各家庭への連絡業務がかなり負担でした。当時は時間的な余裕もなく普及率の高かった一般的なコミュニケーションアプリを利用することとなりました。その後、サービスが有料化されることとなり、より良いものを探し始めたのがスクールマネージャー導入のきっかけです。複数のサービスを比較検討し、最終的にスクールマネージャーに決めました。決め手はシンプルでわかりやすかったことです。当塾のスタッフはネット関係が強くないことや、保護者にも使ってもらえるか不安でしたが、直感的に使えるシンプルな作りだったのが良かったのだと思います。保護者のアプリの導入率はほぼ100％となっています。

個別教育Myチャレンジ　高橋佑生 マネージャー

FLENS（株）の大生隆洋社長が塾業界出身ということもあり、塾にとって必要なものが使いやすい形で詰まっていると感じます。スタッフのフットワークも軽く、サポート体制も万全。導入までに当塾で必要な作業はフェーズごとに明示され、「○日までに保護者に案内を送る」、「○日までに登録してもらう」などと、スケジュールを決めていただいたのでとても動きやすかったです。当塾の事情を考慮し、当塾が動きやすいタイミングを意識してのスケジューリングでした。

電話対応は激減　面談日程の調整業務消滅　連絡が確実に届くようになった

集団指導と違い、個別指導では「授業の振替」という業務が発生します。事務スタッフを置かず社員や講師が対応するケースがほとんどだと思いますが、電話対応はかなりの負担となっていました。社員も授業を行うため、教室の電話対応が十分にできないことも多々あります。スクールマネージャーの利用により、電話対応が減ったのはもちろんですが、それ以上にやりとりの履歴が残ることがありがたかったです。
生徒経由で渡していた授業料引き落としのお知らせもタイムラグがあったり、きちんと保護者に渡らないケースがあったりで、都度確認作業が発生していました。その作業のほとんどが不要となりました。

テスト前の勉強会の様子

中でも一番効率化できたのは面談日程の調整です。以前はこちらから案内し、候補日をいただき、電話をして1件1件調整しておりました。現在は保護者側で予約を入れてくれるので一切の手間がなくなっています。もちろん、紙の使用量も激減しています。
電話対応や面談日程調整、お知らせの作成や配布等に使っていた時間や労力は全て生徒たちのために使えるようになりました。「スクールマネージャー導入で保護者から好意的な声が届いた！」というケースをご紹介できればいいのでしょうが、残念ながらそのような声はありません（笑）。ただ、塾への連絡は「電話して良いタイミングがわからないので不安」、「電話は苦手」と考える保護者もいるでしょうから、それぞれのタイミングで連絡できるのは非常にプラスとなっていると思っています。
当塾にとってスクールマネージャーの導入は業務の改善、効率化が目的でした。そのため、機能を全て活用しきれておらずFLENSさんが謳うスクールマネージャーの「保護者をファン化する」という部分までは至っていないと思います。どのように使っていくかは模索中ですが、もっと積極的に活用していきたいと思っています。

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